불만처리 및 보고

프렉스에어 불만처리 및 보고 정책

범위 및 목적

이 정책의 목적은 소정 유형의 불만 처리에 대한 강화된 절차를 확립하는 것입니다. 이 점에서, 이 정책은 회사의 준법과 기업 윤리 정책, 기업 윤리 기준 프로그램, 그리고 이에 따라 확립된 불만처리 과정을 대체하는 것이 아니며 단지 보완하는 것입니다. 실제로, 앞에서 말한 기업 윤리 프로그램에 따라 두 가지 모두 확립된, 세계각국의 언어로 제공되는 제3자가 관리하는 본사의 기업 윤리 핫라인과 비밀유지가 보장되는 우편함이 직원들이 의심스러운 회계 또는 감사 사안에 관한 우려사항과 이 정책에서 다루는 기타 불만사항을 비밀리에, 익명성을 보장하여 신고할 수 있는 1차 수단으로서 본 문서에서 명시적으로 채택되어 있습니다. 이 정책을 감사위원회가 승인하는 것은 해당 미국 연방 증권법과 뉴욕증권거래소 등록 기준에 따라 감사위원회의 의무를 이행하기 위한 것입니다.

정책

(a) 회계, (b) 내부 회계 통제, (c) 감사 업무, (d) 고위 관리자 또는 중요한 내부 통제 역할을 맡고 있는 직원과 관련된 사기행위(밴드 0 또는 1), 또는 (e) 내부고발자에 대한 보복(앞에서 말한 모든 사항을 "신고 대상 불만"이라고 지칭함)에 관한 모든 불만과 주장은 법률 고문을 통해 감사위원장에게 신속하게 보고해야 합니다.

지침 및 절차

  1. 가능한 한, 모든 대상 불만들은 접수된 서식 그대로 법률 고문에게, 그리고 그 다음 감사위원장에게 전달해야 합니다.
  2. 회사의 기업 윤리 기준 프로그램에 따라 직원(현장 관리자 포함)이 신고 대상 불만에 포함된 문제에 대한 우려사항이나 의심사항을 관리자에게 보고하도록 장려하여야 합니다. 그러나 그런 신고가 불편하거나 부적절한 경우 직원들과 현장 관리자들은 기업 보안 책임자, 사내 감사 책임자 및 법률 고문에게 직접 보고하거나 기업 윤리 핫라인 또는 비밀 우편함을 사용할 수 있습니다.
  3. 사내감사 책임자는 기업 보안부서를 대신하여 회사의 기업 윤리 핫라인과 비밀 우편함 관리자들에게 수신된 전화 및 우편물의 분류에 대해 교육하고 신고대상 불만에 포함된 문제들에 대해 받은 우편물의 사본 또는 전화 녹취록을 법률고문과 사내감사 책임자 또는 기업 보안 책임자에게 직접 전달하라고 지시해야 합니다.
  4. 관리자가 접수한 신고대상 불만과 관련하여 사업부장 및 부서장은 모든 신고대상 불만이 OOC 임원, 사내감사 책임자 또는 기업 보안 책임자, 그리고 법률 고문에게 반드시 신속하게 보고되기 위해 필요한 자신의 조직에 대한 절차와 통제수단을 확립할 책임이 있습니다. 불만 신고의 내용은 신고대상 불만을 관리자나 책임자가 처음 접수한 형태와 가능한 한 비슷해야 합니다. 분기별 재무보고서에는 자신의 조직 내에서 접수된 모든 신고대상 불만이 보고되었다는 부서장의 소견이 포함되어야 합니다.
  5. 또한 회사의 기업 윤리 기준 프로그램에 따라 모든 임직원들은 신고대상 불만에 포함된 문제들을 비롯하여 모든 실제 또는 의심되는 회사 기준 준수 불이행 신고 의무를 알고 있음을 주기적으로 증명해야 합니다.
  6. 모든 신고대상 불만은 통상적인 방법으로 (본 문서 제10항에 명시된 감독하에) 신속하게 조사를 받아야 합니다. 그러나 감사위원회는 사외 자문인 또는 다른 고문을 활용하는 것 등을 포함하여, 언제든지 특별하게 처리할 것을 요청할 권한이 있습니다.
  7. 정기 감사위원회 회의에서, 경영진은 이전 회의 후에 접수된 모든 신고대상 불만들에 대해 보고하고, 실시되고 있는 조사 현황에 대해 설명해야 합니다. 경영진은 문제가 최종 해결될 때까지 진전사항이 있거나 위원회의 지시를 받을 경우 각 항목에 대해 위원회에게 계속 보고해야 합니다. 회의 안건에는 신고된 모든 항목들에 대한 위원회의 논의를 위해 적절한 시간을 배정해야 합니다.
  8. 이 정책의 중요한 목적은 회사가 특히 직원에게서 접수한 회계관련 불만 처리에 관하여 해당 연방 증권법을 준수하는 것이지만, 이 정책은 신고대상 불만에 포함된 문제와 관련하여 회사가 불만의 형태로 접수되었는지 여부와 상관 없이, 불만, 주장, 소견, 조사, 또는 증거의 발견 또는 조사가 필요한 의심은 어떠한 것에도 적용되며, 이에는 회사 외부로부터 접수된 불만으로서 위에서 말한 불만들 중 어떠한 것이든 포함됩니다.
  9. 법률 고문 또는 그가 지명한 자는 회사의 절차, 해당 법률 및 모범사례의 준수에 관하여 이사회, 감사위원회 및 본사에게 본 정책의 해석, 그리고 조언 및 자문을 제공할 책임이 있습니다.
  10. 사내감사 책임자는 기업 보안부서를 대신하여 회사의 불만처리 절차와 인프라의 관리 및 유지와 조사의 감독 및 지원, 또는 신고대상 불만에 대해 자신 또는 법률 고문이 필요하거나 적절하다고 간주하는 조사를 직접 실시할 책임이 있습니다.
  11. 사내감사 책임자는 신고대상 불만의 접수, 신고, 조사 및 최종 해결에 관한 완전한 기록을 유지 및 보관할 책임이 있습니다. 이러한 모든 기록은 문제가 최종 해결된 후 5년 동안 유지해야 합니다. 회사의 비서관은 신고대상 불만에 관하여 감사위원회에 신고한 내용 및 감사위원회의 조치에 관한 모든 기록을 유지할 책임이 있습니다. 이 기록들은 이사회 회의록과 조치에 대한 보관 기간과 동일한 기간 동안 보관해야 합니다.
  12. 사내감사 책임자는 기업 보안부서를 대신하여 불만 신고가 적시에 추적 및 해결되고, 책임이 부여 및 전달되며, 각 불만 처리의 단계가 반드시 자세히 기술되기 위해 자신이 적절하다고 간주하는 범위까지 서면 추적관리 시스템을 포함하여 신고대상 불만에 대한 통제 및 추적관리 시스템을 만들고 유지해야 합니다.

* 2002년 사베인스-옥슬리법에 의해 추가된 1934년 증권거래법 제10A(m)(4)항과 SEC 규칙 제10A-3항에 따라 증권 거래소는 증권거래법에서 규정하는 불만처리에 대한 감사위원회 요건을 준수하지 않는 발행자의 증권의 등록을 금지하여야 합니다.

2003년 4월 21일에 감사위원회가 승인함